Все об ЭЦП для сотрудника

Для начала разберемся в терминологии. В законе «Об электронной подписи»
№ 63-ФЗ нет понятия «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Такой термин использовался в Законе «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ и был актуален до 2014 года. Однако практики нередко продолжают использовать аббревиатуру ЭЦП. Для общего контекста договоримся, что в нашей статье ЭП и ЭЦП означают одно и то же.

Есть несколько видов ЭЦП для работников. Они отличаются функционалом и правилами применения, поэтому выбирать электронные подписи стоит с учетом задач, для решения которых они потребуются.

ПЭП представляет собой сочетание логина, пароля и кода подтверждения. Последний может прийти на почту, в смс и т.д. Функционал ПЭП ограничен по сравнению с другими видами подписей — она лишь подтверждает тот факт, что ее сформировал конкретный человек. Удостовериться, что в документ не вносились изменения после подписания, с ее помощью невозможно.

По сути это логин и пароль сотрудника на Госуслугах. Этот вид ПЭП считается более надежным, так как учетную запись на Госуслугах необходимо подтвердить в МФЦ или через банковское приложение. Именно такой вид простой электронной подписи работника можно использовать в электронном документообороте (ст. 22.3 ТК РФ).

Однако работать с ней получится только у тех, кто обменивается документами через государственный портал «Работа в России». Тем, кто пользуется информационной системой работодателя, придется оформить другой вид ЭЦП.

Выбирать ПЭП Госуслуги имеет смысл, если бизнесу не нужны лишние траты и вы готовы часть документов подписывать на бумаге. Так, ПЭП не подойдет для подписания:

Этой подписью также нельзя подтвердить, что работник ознакомился с уведомлением об изменении условий трудового договора или документом о применении дисциплинарного взыскания.

НЭП получают с помощью ключа электронной подписи за счет криптографического преобразования информации. Функционал такой подписи шире, чем ПЭП. Так, НЭП позволяет:

Благодаря этому работник может использовать НЭП и для кадровых документов. Порядок проверки такой подписи работодатель и сотрудник устанавливают по соглашению сторон (ст. 22.3 ТК РФ). Однако эта подпись подойдет только организациям, где электронный документооборот налажен через информационную систему работодателя.

Компания может обмениваться электронными документами не через портал «Работа в России», а через коммерческую информационную систему. Свой выбор организация фиксирует в локальном нормативном акте.

Такая система должна позволять:

Некоторые системы предусматривают дополнительные функции. Так, через EmplDocs можно автоматизировать кадровую рутину (отпуска, больничные и т.п.) и отслеживать процесс согласования и подписания документов.

Согласно ТК РФ НЭП Госключ — это тип неквалифицированной электронной подписи, который получают с использованием инфраструктуры электронного правительства (ст. 22.3 ТК РФ). Такой подписью работник может подписать любой документ, для этого ему понадобится скачать приложение Госключ и подтвердить учетную запись на Госуслугах.

Подпись Госключ можно использовать в любой системе электронного документооборота, кроме портала «Работа в России».

КЭП — самый защищенный вид электронной подписи. Такой подписью можно подписать любой документ. Правда и стоит ее оформление дороже остальных, а процесс получения — сложнее. Из-за этого работодатели предпочитают выбирать разные виды ЭЦП, а не оформлять КЭП всем сотрудникам.

Для формирования КЭП используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ, а ключ проверки подписи указывают в квалифицированном сертификате. Ключ и сертификат электронной подписи можно записать на токен (защищенную флешку) или смарт-карту.

Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу

Процесс получения электронной подписи сотрудника зависит от вида ЭЦП, а оформления КЭП — еще и от задач сотрудника.

Простую электронную подпись работника оформляет работодатель при трудоустройстве — выдает ему логин и пароль. А вот ПЭП Госуслуги сотрудник делает самостоятельно, регистрируясь на портале.

НЭП для сотрудника выпускает работодатель. Такую подпись можно записать на флешку, хранить в облаке или выдать сотрудникам логины и пароли.

НЭП Госключ работник получает самостоятельно через приложение «Госключ». Входят в него по логину и паролю подтвержденной учетной записи на Госуслугах.

Для получения КЭП сотруднику необходимо лично обратиться в Удостоверяющий центр (УЦ) или подать заявку удаленно, например, через Госуслуги.

В УЦ нужно будет представить паспорт, СНИЛС, ИНН, ОГРН физлица или ОГРНИП, документ с подтверждением полномочий.

В УЦ ФНС или ее доверенных лиц можно получить:

Для руководителей финансовых организаций, операторов платежных систем и бюро кредитных историй ЭЦП оформляют в УЦ Банка России.

ЭЦП сотрудника организации для торгов и на других представителей госсектора — в УЦ Казначейства.

Получить ЭЦП на сотрудников организации можно в аккредитованных УЦ, их список размещен на сайте Минцифры.