WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
14 марта 2023
Госключ как ЭП на примере EmplDocs
Бесплатный сыр не только в мышеловке, или как применять государственные сервисы на примере функционала КЭДО в сервисе EmplDocs. Из выступления Александровой Екатерины и Антона Мелузова на конференции «Цифровизация HR» от CNews.
Екатерина Александрова
Product Manager EmplDocs
Содержание
Какие варианты по выпуску электронных подписей доступны в Госключе?
Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года регулирует требования, выпуск и использование электронной подписи. Закон устанавливает требования к идентификации владельца сертификата при выдаче, а также требования к признанию электронной подписи.
Первый вариант — это усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), которая выпускается с помощью инфраструктуры электронного правительства. Для ее выпуска необходима только подтвержденная запись на Госуслугах. Эта подпись доступна даже нерезидентам РФ.
Вторая подпись — это та самая усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая выпускается платно на токенах, средствах-носителях с криптографической защитой и сертификацией в ФСБ/ФСТЭК.
В Госключе она тоже доступна бесплатно. Для ее выпуска необходимо иметь биометрический загранпаспорт нового образца и телефон с технологией NFC.
В Госключе она тоже доступна бесплатно. Для ее выпуска необходимо иметь биометрический загранпаспорт нового образца и телефон с технологией NFC.
Госключ продолжает расширять способы идентификации для получения УКЭП в Госключе. Скоро заработает Единая биометрическая система, и планируется запуск очной идентификации.
Преимущества Госключа
1
Можно использовать сразу без подписания соглашений.
В отношении работодателя и сотрудника закон позволяет заключать соглашение о признании электронной подписи. А также позволяет признать подпись без заключения соглашения, если в нормативных документах указан конкретный вид подписи, который признается, например, Трудовым кодексом.
Особенность Госключа в том, что он прямо прописан в Трудовом кодексе как возможное средство усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) для применения при подписании документов.
То есть не нужно заключать дополнительное соглашение с работником или будущим работником для того, чтобы сразу использовать Госключ для подписания.
В отношении работодателя и сотрудника закон позволяет заключать соглашение о признании электронной подписи. А также позволяет признать подпись без заключения соглашения, если в нормативных документах указан конкретный вид подписи, который признается, например, Трудовым кодексом.
Особенность Госключа в том, что он прямо прописан в Трудовом кодексе как возможное средство усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) для применения при подписании документов.
То есть не нужно заключать дополнительное соглашение с работником или будущим работником для того, чтобы сразу использовать Госключ для подписания.
2
Средство дистанционной идентификации без сканов паспортов.
УНЭП — это в первую очередь идентификация. Для неквалифицированной подписи уже больше года доступна дистанционная идентификация с использованием ЕСИА. Это более 100 миллионов подтвержденных учетных записей в ЕСИА, которым доступно получение сертификата подписи.
В Госключе идентификация сотрудника происходит прямо в приложении, не нужно никуда ходить или подтверждать, что подходит даже для онлайн трудоустройства.
УНЭП — это в первую очередь идентификация. Для неквалифицированной подписи уже больше года доступна дистанционная идентификация с использованием ЕСИА. Это более 100 миллионов подтвержденных учетных записей в ЕСИА, которым доступно получение сертификата подписи.
В Госключе идентификация сотрудника происходит прямо в приложении, не нужно никуда ходить или подтверждать, что подходит даже для онлайн трудоустройства.
3
Для выпуска УЭП достаточно смартфона.
Нужно только скачать приложение и подтвердить профиль. Можно в любой момент быстро и просто подписать документы.
Нужно только скачать приложение и подтвердить профиль. Можно в любой момент быстро и просто подписать документы.
4
Бесплатно для пользователя и для работодателя.
При переходе на КЭДО по закону работодатель несет все расходы, которые связаны с этим процессом. Так как Госключ — это разработка Минцифры, то предоставляется всем пользователям абсолютно бесплатно.
При переходе на КЭДО по закону работодатель несет все расходы, которые связаны с этим процессом. Так как Госключ — это разработка Минцифры, то предоставляется всем пользователям абсолютно бесплатно.
Кроме кадровых электронных документов в Госключе можно подписать ипотечный договор, договор купли-продажи автомобиля и обращения в суд. И это есть уже сейчас и применяется пользователями.
Каждый день выходят новые сервисы, которые позволяют подписывать документы в Госключе. Документов, которые вы можете подписать в Госключе, тоже становится больше.
Каждый день выходят новые сервисы, которые позволяют подписывать документы в Госключе. Документов, которые вы можете подписать в Госключе, тоже становится больше.
Статистика использования Госключа
Количество выпущенных ЭП в Госключе и количество подписаний.
1,5 млн — общее количество уникальных пользователей. Среди них есть люди, которые выпустил сертификат два раза, и те, кто заходил просто посмотреть.
В абсолютных значениях это 1,5 миллиона уникальных граждан и нерезидентов, которым доступен Госключ. В динамике число пользователей довольно быстро растет.
В абсолютных значениях это 1,5 миллиона уникальных граждан и нерезидентов, которым доступен Госключ. В динамике число пользователей довольно быстро растет.
Инициативы для введения КЭДО в коммерческом секторе
На данный момент нет предписаний для повсеместного внедрения со стороны государства. Сейчас КЭДО внедряется по инициативе работодателя, а РТЛабс и EmplDocs просто делают удобные сервисы, с которыми можно интегрироваться.
В отношении Госключа в работе есть несколько поручений Минцифры по взаимодействию с крупными компаниями, которые могли бы стать потребителями сервиса. Но эти распоряжения действуют в рамках уже существующего законодательства.
В отношении Госключа в работе есть несколько поручений Минцифры по взаимодействию с крупными компаниями, которые могли бы стать потребителями сервиса. Но эти распоряжения действуют в рамках уже существующего законодательства.
Как документы загружаются в Госключ?
Сервис Госуслуг предоставил возможность отправлять документы в Госключ из внешних сервисов.
Как выглядит техническая интеграция сервиса EmplDocs с Госключом.
1
Сервис-отправитель (организация) отправляет запрос в Госключ по API.
2
Сервис-отправитель проходит авторизацию.
3
Документ загружается в Госключ.
4
Сотрудник заходит и подписывает документы.
5
Результат подписания обратным маршрутом загружается в сервис отправителя.
При возникновении сложностей с выпуском подписей,
с подписанием документа в личном кабинете, за поддержку отвечают специалисты сервиса EmplDocs и служба поддержки электронного правительства, которая занимается разработкой Госключа.
с подписанием документа в личном кабинете, за поддержку отвечают специалисты сервиса EmplDocs и служба поддержки электронного правительства, которая занимается разработкой Госключа.
Когда документы направлены на подписание в Госключ, надстройка позволяет сотруднику подписать документы в течение ограниченного времени — по умолчанию это 24 часа. Этот параметр может быть уменьшен. Поэтому когда работодатель инициирует отправку документа в Госключ, сотрудник имеет лимитированное время на подписание.
Пользовательский путь по подключению и использованию Госключа в EmplDocs
После того, как сотрудник перешел на КЭДО, на почту или в СМС приходит уведомление с ссылкой на подключение Госключа:
1
Сотрудник проходит авторизацию сервиса EmplDocs и нажимает на кнопку “Подключить”.
2
Одновременно сотрудник скачивает приложение Госключ.
3
Проходит авторизацию в Госключе и выпускает УНЭП.
После этих действий в сервисе EmplDocs появляется возможность подписывать документы той подписью, которая была выпущена в Госключе. При подписании первого документа сотруднику приходит оповещение на почту или мобильный телефон в зависимости от способа уведомления.
Чтобы реализовать бесшовный переход между приложением EmplDocs и Госключ была применена технология App-to-app.
Чтобы реализовать бесшовный переход между приложением EmplDocs и Госключ была применена технология App-to-app.
Простыми словами, после нажатия кнопки «Подписать» в EmplDocs происходит переадресация в приложение Госключ, где пользователь подписывает документ. После подписания происходит редирект в сервис EmplDocs.
В сервисе сотрудник может скачать весь пакет документов, который предъявляется к КЭДО с 1 марта 2023 года: сам документ, который подписывался, файл подписи, который сформировался в результате подписания; файл описи в формате xml.
Подписывайте кадровые документы любым удобным способом
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей, а также мобильное приложение Госключ и ПЭП портала «Работа в России».
Как проверить подписанные документы?
С УКЭП гораздо проще, потому что для проверки документов, которые были подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, можно использовать любой сервис. В том числе сервис, который предоставляется Госуслугами.
Для проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи был разработан сервис на Госуслугах. Нужно загрузить документ и файл подписи, которые были сформированы в результате подписания, и отправить на проверку.
Для проверки усиленной неквалифицированной электронной подписи был разработан сервис на Госуслугах. Нужно загрузить документ и файл подписи, которые были сформированы в результате подписания, и отправить на проверку.
В результате проверки сервис выдаст два критерия: подпись валидна на момент подписания, то есть действовала; документ не был изменен после подписания электронной подписью.
УКЭП и УНЭП гарантируют факт неизменности документа. Если документ был изменен, или позже были внесены другие данные, проверка выдаст несоответствие файла подписи и документа, которые были загружены.
Часть сервисов работают только с УНЭП, другая — только с УКЭП. Например, в услугах Росреестра используют УКЭП с Госключом.
Аннулирование и отзыв подписанных УНЭП документов
Аннулирование документов в EmplDocs реализовано через заявки, которые отправляются из личного кабинета. В заявке пользователь подтверждает, что отказывается от кадрового события. Причины могут быть разными: несоответствия документа, неверные фактические данные, изменение планов на отпуск, который сотрудник хочет отменить.
Если мы говорим про отказ от подписания документов в принципе, то он выполняется двумя способами:
Если мы говорим про отказ от подписания документов в принципе, то он выполняется двумя способами:
1
в Госключе, если документ уже был направлен на подпись, где сотрудник может отказаться от подписания;
2
в EmplDocs — с указанием причины отказа подписания.
Система информирует работодателя об отказе сотрудника подписать документ. EmplDocs интегрирован непосредственно с 1С, поэтому все изменения, которые сотрудник сообщает в личном кабинете, видит кадровый специалист.
В EmplDocs реализована гибкая система уведомлений. В любой момент, если изменились кадровые события, в том числе отказ от подписания, или подписание документа, приходит уведомление кадровому специалисту. Все уведомления настраиваются, их можно подключить в том числе руководителю.
В EmplDocs реализована гибкая система уведомлений. В любой момент, если изменились кадровые события, в том числе отказ от подписания, или подписание документа, приходит уведомление кадровому специалисту. Все уведомления настраиваются, их можно подключить в том числе руководителю.
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований – мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Всё готово
для быстрого старта
для быстрого старта
Мы подготовим для вас необходимый пакет ЛНА по КЭДО, а преднастроенные шаблоны заявок и маршруты согласований позволят сразу приступить к работе
Что еще предусмотрено в сервисе EmplDocs
На самом деле EmplDocs — полноценный личный кабинет, в котором сотрудник подает разные заявки в кадры, и все заявки настраиваются под компанию. На бэкенде в 1С реализован специальный конструктор, который помогает настраивать шаблоны в заявках, в печатных формах, штампах и так далее.
Все уже предусмотрено:
Все уже предусмотрено:
функционал планирования отпусков с разными контролями: информация о накопившихся днях, возможность переноса, график отпусков, автоматические напоминания;
информация по заработной плате;
информация по ДМС;
информация по командировкам.
В EmplDocs достаточно много функций, и продукт постоянно развивается. Разработки ведутся не только в части КЭДО, но и все процессы, которые связаны с кадрами и с расчетом зарплаты.
Помимо этого есть специальное решение по дистанционному трудоустройству кандидатов на работу — отдельное веб-приложение «Портал кандидата». Через него кандидат отправляет свои личные данные и подписывает документы при приеме на работу.
Помимо этого есть специальное решение по дистанционному трудоустройству кандидатов на работу — отдельное веб-приложение «Портал кандидата». Через него кандидат отправляет свои личные данные и подписывает документы при приеме на работу.
Материалы
Презентация спикеров
«Бесплатный сыр» – не только в мышеловке. Госключ как средство ЭП на примере EmplDocs
Перевели 87% штата на КЭДО
Екатерина Александрова – о том, как легко можно перевести сотрудников на КЭДО с Госключом
Хотите больше полезных материалов?
Подпишитесь на нашу рассылку. Дважды в месяц рассказываем о том, что ещё стоит почитать из сферы КЭДО и HCM
Подпишитесь на нашу рассылку. Дважды в месяц рассказываем о том, что ещё стоит почитать из сферы КЭДО и HCM
Хотите больше полезных материалов?