WiseAdvice EmplDocs
Цифровая трансформация кадровых процессов вашей компании.
17 августа 2023
КЭДО для Велесстрой — экономия в 6,5 раз!
В 2021 году Велесстрой посчитали эффективность кадровых процессов и обнаружили проблему: в компании работает 40000 сотрудников, и на подписание кадровых документов уходит почти 1 200 000 часов в год. Благодаря внедрению EmplDocs сократили трудозатраты в 6,5 раз.
О компании
Велесстрой — российская строительная компания, одна из лидеров в реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, ЕРС-контрактов и проектирования.
30 лет
в строительстве
40 000
сотрудников по России
более 120
проектов: Ямал СПГ, ВСТО
Проблема №1 — 90 минут на 1 документ!
После выхода закона о КЭДО в Велесстрой решили автоматизировать кадровые процессы, чтобы наконец уйти от бумажного документооборота.
Для начала посчитали все прямые и косвенные расходы и полученные цифры никому не понравились:
30 часов — суммарное время на подписание кадровых документов*.
*Сумма трудозатрат кадровых специалистов, руководителей и сотрудников из расчёта 20 документов в год на 1 сотрудника.
5 792 рубля — стоимость ведения кадровых процессов на одного сотрудника в год.
Цели проекта возникли сами собой из полученных расчетов:
1
Сократить затраты;
2
Оптимизировать процессы кадрового документооборота.
Проблема №2 — Не унифицированные кадровые процессы
При подготовке компании к внедрению КЭДО обнаружилась проблема — компания Велесстрой имеет много офисов, в каждом из которых кадровый документооборот вёлся по-своему. Чтобы справиться с этим, было принято решение:
— провести аудит кадровых процессов, оптимизировать и унифицировать их, — так будет гораздо быстрее и проще всё оцифровать;
— оптимизировать состав документов, составить единые шаблоны, формы заявок, убрать все документы, которые не имеют смысла, утратили актуальность, не требуются законодательством;
— утвердить маршруты согласования для каждого документа, переводимого на КЭДО.
Решение — интеграция с 1С:Документооборот
Для перехода на КЭДО было проведено предпроектное обследование и определили перечень документов и процессов, а также группу для тестовых запусков.
В процессе внедрения приняли следующие решения:
— Регулярный пересмотр потребностей и адаптация решения;
— Отслеживание законодательных требований;
— Сохранение текущего IT-ландшафта согласования.
— Регулярный пересмотр потребностей и адаптация решения;
— Отслеживание законодательных требований;
— Сохранение текущего IT-ландшафта согласования.
В продукте EmplDocs предусмотрены маршруты последовательного и параллельного согласования с настройкой делегирования в отсутствие руководителя. У Велесстроя же была своя система маршрутизации в 1С:Документооборот, которую решили сохранить. Для этого специально разработали Модуль интеграции.
Рис. Схема создания и согласования документа через 1С:ДО
Подробнее про внедрение — в видео
Итог — снижение затрат в 6,5 раз!
Экономия по времени
После внедрения проекта EmplDocs время работы над одним документом сократилось с 90 до 24 минут за счёт оптимизации:
1
КЭДО забрал 60% рутинной работы Кадровика;
2
на уровне Сотрудника — время подачи заявления и подписания документов сократилось на 90-95%.
Рис. Метрики кадровых процессов до и после внедрения
Экономия в деньгах
Велесстрой посчитал цифры общей экономии в год на сотрудника. Получилось снизить денежные затраты в 6,5 раз, благодаря проекту КЭДО с EmplDocs:
1
до внедрения КЭДО на одного сотрудника уходило около 5792 рубля в год, а при 40 000 сотрудников это порядка 231,5 млн рублей;
2
после внедрения КЭДО на делопроизводство по одному сотруднику в среднем тратится 872 рубля в год.
Рис. Затраты на кадровые процессы до и после КЭДО
Качественные показатели
Неизмеримый эффект от внедрения КЭДО с EmplDocs — это юридическая чистота и готовность к проверкам.
1
Единый архив обеспечивает удобное хранение и поиск документов и доступен только ответственным лицам.
2
Быстрая проверка подписи — система предупреждает об окончании действия электронных подписей и предлагает своевременный перевыпуск.
3
Сроки подписания соблюдаются со стороны сотрудников благодаря удобному Личному кабинету, — теперь им достаточно перейти по ссылке из уведомления и нажать пару кнопок.
4
Оптимизация работы кадровых специалистов минимизирует ошибки, автозаполнение форм и документов исключает человеческий фактор.
5
Безопасность всех данных благодаря хранению On-Premise.
